Każdy przedsiębiorca posiada obowiązek przechowywania dokumentacji firmy, by w razie potrzeby możliwe było okazanie jej do celów kontrolnych. Taką konieczność przewidują polskie przepisy, w tym artykuł 83 kodeksu karnego skarbowego, który mówi o tym, jakie są rodzaje dokumentów firmowych oraz kiedy i jak można zdecydować się na ich utylizację. Oto wskazówki dla osób, które posiadają wiele dokumentów z minionych lat, ale nie wiedzą, w jaki sposób i kiedy można je zutylizować, a także kto zajmuje się tego typu działaniami.
Cena utylizacji dokumentów oraz terminy, kiedy można je oddać do zniszczenia
Nie każdy przedsiębiorca wie, ile lat powinno się przechowywać różnego rodzaju dokumenty. Tymczasem kwestie te dokładnie regulują przepisy prawa. Zgodnie z nimi:
- Zobowiązanie podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, biorąc pod uwagę koniec roku kalendarzowego, w którym to upłynął termin płatności nałożonego na przedsiębiorstwo podatku.
- Dokumenty księgowe przedawniają się z upływem 5 lat (księgi rachunkowe).
- Podobny okres 5 lat dotyczy kart wynagrodzeń pracowników i ich odpowiedników.
- 5- letni okres obowiązuje również w przypadku dowodów księgowych, które dotyczą sprzedaży detalicznej - do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za okres roczny, a także innych dokumentów, takich jak te, które dotyczą rękojmi i reklamacji, inwentaryzacji i innych dowodów księgowych w przedsiębiorstwie.
Jeśli chodzi o cenę niszczenia dokumentów firmowych to, w przypadku zlecenia tego specjalistycznej firmie jest to średnio od około 50,00 zł za metr bieżący dokumentów papierowych. Sama usługa zawiera gwarancję, że dokumenty zostaną zniszczone w sposób bezpieczny i skuteczny, czego dowodem dla klienta jest otrzymywane potwierdzenie (czasami w formie np. certyfikatu lub protokołu).
W zakresie niszczenia innych rodzajów dokumentów cena wygląda następująco:
- jeśli chodzi o niszczenie optycznych nośników danych, to jest to średnio od 10,00 zł za sztukę;
- w zakresie niszczenia dokumentów z tworzyw mieszanych jest to średnio od 100,00 zł za metr bieżący;
- w zakresie usuwania magnetycznych nośników danych jest to kwota od 100 zł za sztukę.
- Wskazane wyżej ceny odnoszą się do niszczenia dokumentów z zastosowaniem normy DIN, a kiedy jest ich niewiele, to firma pobiera dodatkowo płatność - ryczałt, którego cena jest uzależniona od posiadania lub też nie własnego transportu.
Utylizacja dokumentów księgowych w firmie - jak to wygląda KROK PO KROKU?
W sytuacji, kiedy decydujemy się zlecić niszczenie dokumentów firmowych profesjonalnej firmie, odbywa się to z zachowaniem określonych procedur. Zgodnie z nimi:
a) W pierwszej kolejności dokumenty są pakowane w specjalne worki.
b) Następnie odbiera je firma niszcząca i przewozi własnym transportem do niszczarni.
c) To właśnie w niszczarni odbywa się ich niszczenie, zgodnie z normą DIN.
d) Na koniec zleceniodawca otrzymuje potwierdzenie np. w formie protokołu.
Wiele firm posiada także na stałe w ofercie dodatkowe usługi w zakresie niszczenia dokumentów, takie jak np. usługi niszczenia taśm backupowych, płyt CD i DVD, kaset audio, video itp.
Kiedy utylizację dokumentów zlecić firmie przeprowadzkowej?
Czasami utylizację dokumentów firmowych można wykonać przy okazji przeprowadzki biura lub zakładu pracy do innej części miasta lub znacznie dalej. Jest to wygodne wówczas, gdy przy okazji przeprowadzki okazuje się, że zgromadziliśmy jako przedsiębiorcy znaczną ilość dokumentów, które nie są już potrzebne. W takiej sytuacji niemal cały ciężar przeprowadzki może wziąć na siebie firma przeprowadzkowa - także konieczność utylizacji.
Wywiezienie i utylizację dokumentów przedawnionych warto zlecić dobrej firmie, która zadba o sprawne i efektywne przeprowadzone czynności. Dzięki temu oszczędza się również czas, wiedząc, że materiał, jaki oddajemy do zniszczenia ulega utylizacji z zachowaniem wszelkich norm i uzyskaniem wysokiego - 4 stopnia utajenia według normy DIN 66399. Po samym zniszczeniu jest on wywożony w formie anonimowej makulatury do właściwych zakładów papierniczych.
